Vi måste bli bättre på handla rätt

I slutet av 2017 fick Kiruna kommun kännedom om att kommunala medel använts för inköp av tvivelaktig karaktär. Kommunen beslutade då att låta Ernst & Young AB genomföra en granskning av delar av verksamheten.

Nu har företaget redovisat uppdraget för kommunen. Närmare 4 000 fakturor mellan år 2016 och 2017 har granskats av Ernst & Young. Av dessa fakturor är det endast 1, 1 % som föranleder ytterligare granskning. Rapporten påvisar en del generella brister i kommunens inköpsrutiner. Bland annat måste kommunen bli bättre på att utbilda och informera anställda om de riktlinjer och rutiner som gäller för inköp samtidigt som rutinerna stramas upp och tydliggörs.

– Det är väldigt många fakturor som granskats och rapporten visar att vi generellt sett är bra på att hushålla med kommunala skattemedel. Det vi måste bli bättre på är att följa ramavtalen med våra leverantörer och inte handla till jobbet på samma sätt som vi är van att göra som privatpersoner, säger Kristina Zakrisson, kommunalråd. Till allra största delen beror de i rapporten angivna bristerna på en vilja att spara på skattebetalarnas pengar genom att välja de varor som är billigast oavsett om kommunen har ramavtal med aktuell leverantör eller inte, tror Zakrisson.

– Men det är inte tillåtet och vi har redan vidtagit åtgärder för att komma till rätta med detta. Bland annat har vi infört ett nytt rekvisitionsförfarande och arbetar med att ta fram nya rutiner och utbildningsinsatser för anställda, säger Kristina Zakrisson.

Ernst & Youngs rapport visar att det även förekommit en del oaktsamma inköp under den granskade perioden 2016-2017. I några fall har det sin grund i bristande omdöme vid inköpstillfället och i en del, väldigt få fall, kan även misstanke om oärligt förfarande förekomma.

– Det är något som kommunen inte kan vare sig tolerera eller acceptera och vi har därför vidtagit åtgärder. Bland annat lämnade vi in en polisanmälan i början av 2018 och kommer att lämna in kompletteringar till denna anmälan, säger Peter Niemi, kommunchef. Samtidigt vill jag poängtera att jag och kommunledningen har fortsatt mycket stort förtroende för våra anställda. Vi ser det här som enskilda företeelser och jag tror att det är svårt att skydda sig fullständigt från liknande incidenter i en så stor verksamhet som den kommunala organisationen är. Det viktiga är att vi agerar kraftfullt och genomför åtgärder på både kort och lång sikt för att komma tillrätta med de brister som rapporten visar, säger Peter Niemi avslutningsvis.

Fakta
Vad är det som hänt?
I slutet av 2017 fick Kiruna kommun kännedom om att kommunala medel nyttjats inom en verksamhet i samband med inköp av tvivelaktig karaktär. En polisanmälan om trolöshet mot huvudman lämnades in och efter en första genomgång i början av 2018 fann kommunen avvikelser och oklarheter i samband med inköp. Kommunen beslutade då att låta Ernst & Young AB genomföra en granskning av delar av verksamheten. Uppdraget upphandlades genom konkurrensutsatt direktupphandling. I början av juni redovisade Ernst & Young AB resultatet för kommunen.

Vilka har granskats, när och hur har det genomförts?
Två avdelningar inom en förvaltning är granskade under åren 2016 - 2017. De delar som Ernst & Young undersökt är drift, investeringar och styrdokument. Utifrån dessa tre delar har de tittat närmare på inköp som av någon orsak förefaller avvika från normalt löpande kostnader, transaktioner där kommunen inte har ramavtal samt kartläggning av interna rutiner och regelverk.

Vad visar granskningen?
• Deltagare och syfte vid representation anges inte alltid, t.ex. vid fika eller lunch.
• Driftkostnader bokförs felaktigt som investeringar.
• Inköp sker hos leverantörer utan ramavtal eller hos annan leverantör än den som kommunen har ramavtalet med.
• En del inköp kan kategoriseras som något dyra.
• Dubbelattestering saknas.
Generellt sett handlar de exempel som framkommer i rapporten om misstag som går att rätta till genom att följa de rekommendationer som Ernst & Young föreslår och som kommunen delvis redan genomfört.
Rapporten redogör även för några få inköp som är av mer tvivelaktig karaktär som kommunen avser att följa upp.

Vad händer nu?
Kommunledningen kommer att ge förvaltningsorganisationen i uppdrag att ta fram en handlingsplan med åtgärder utifrån de rekommendationer som framkommer i rapporten. Exempel på åtgärder som övervägs är införande av dubbelattestering samt inköpsgränser. Under våren har ett nytt rekvisitionsförfarande införts samt informationsinsatser om det nya förfarandet. Ytterligare utbildningsinsatser om vilka regelverk, rutinen och riktlinjer som gäller för inköp kommer också att genomföras.
Sedan tidigare genomför kommunen även utbildningar kring kontering och inköp, stickprov gällande avtalstrohet och övriga informationsaktiviteter.

För ytterligare upplysningar: Kristina Zakrisson, telefon 070-736 56 57, Peter Niemi, telefon 070-694 86 74