Innovationsplattform Kiruna arbetar med att utveckla arbetssätt som bryggar över traditionella förvaltnings- och organisationsgränser inom Kiruna kommun. Genom de digitala workshops som Innovationsplattform Kiruna hållit, med deltagande från flera olika avdelningar och förvaltningar inom koncernen, har ett flertal projekt som bidragit till utveckling av samarbeten och nya arbetssätt startats upp.
Att arbeta över förvaltnings- och organisationsgränser skapar transparens, samverkan och nätverkande. När vi bygger relationer lär vi oss av varandras erfarenheter och kunskap och skapar gemensamma förståelser vilket gynnar samverkan.
Projektet Barnens smultronställen är ett bra exempel på nyttan med samverkan och förvaltningsöverskridande arbete. Här är det kommunledningsförvaltningen som tillsammans med Kultur- och utbildningsförvaltningen samverkar för att göra barnens röster hörda i planeringen av marken i kommunen. Förskolebarn, med stöd av förskolepersonal, märker via en karttjänst ut sina favoritplatser i förskolans närområde. Detta material används sedan som underlag vid kommande planering.
Ett annat lysande exempel på detta är ett samarbete mellan Kirunabostäder och Kultur- och utbildningsförvaltningen. Det saknades samverkan mellan verksamhet och fastighetsägare/ fastighetsförvaltning vilket till exempel skapade problem kring felanmälningar och budgetfrågor. Men tillsammans lyckades Kirunabostäder och Kultur- och utbildningsförvaltningen komma till en gemensam lösning. Processen visar på att ju mer vänligt inställda vi är till varandra och ju bättre relationer och förståelse för varandras verksamheter vi har, desto bättre tjänster kan vi leverera tillsammans.
Fler goda exempel:
I en uppföljning av det lyckade samarbetet mellan Kirunabostäder och Kultur- och utbildningsförvaltningen så ställdes frågan om deltagarna såg några andra samverkansområden, och här lyftes ett initiativ till att försöka arbeta för ett bättre resultat i Kiruna när det gäller skräpplockardagarna. Det har under många års tid varit ett av de förbättringsområden som man sett som intressant, men där det har varit svårt att hitta de rätta kontakterna mellan Kultur- och Utbildningsförvaltningen och Tekniska Verken. Ett första möte bokades upp under våren 2022, där man gemensamt bestämde vilka deltagarna skulle vara och gruppen jobbade gemensamt mot att aktivt förbättra Skräpplockardagarna i Kiruna Kommun. Detta skedde bland annat genom flertalet möten, samt kommunikationsinsatser från Tekniska Verken riktade mot olika årskurser i skolan. Föreläsning för årskurs 3 och 8 genomfördes vid fem tillfällen och besök av sopbil till förskolorna genomfördes vid sex tillfällen. Resultatet blev att deltagandet i skräpplockardagarna ökade med cirka 400 jämfört med året innan.
Ett annat exempel handlar om översiktsplanering. Deltagarna inom Innovationsplattform Kiruna hade en intern workshop under våren 2021 som syftade till att öka användandet av Översiktsplanen som ett verktyg för en gemensam vision och målbild samt som ett kommunikationsinstrument. Till följd av detta höll Innovationsplattform Kiruna i en Översiktsplanedag med drygt 40 deltagare från olika förvaltningar och bolag. Det kom fram många idéer på hur arbetet med översiktsplanen kan utvecklas så att den blir använd som det strategiska dokument det är. Bland annat diskuterades att den bör göras mer lättillgänglig och digitaliseras vilket kommer att göras när översiktsplanen revideras nästa gång. En idé var också att Översiktsplanedagen ska hållas en gång per år.
Under workshopen ”Innovation i vardagen” som Innovationsplattform Kiruna höll i juni 2021, där medarbetare från olika avdelningar inom Kiruna kommun och Tekniska Verken deltog, identifierades ett problem som handlade om att Tekniska Verken inte når ut med rätt information i rätt tid. En grupp enades om att arbeta vidare med en lösning som handlade om att marknadsföra Tekniska Verkens olika kanaler. Efter workshopen fokuserade gruppen på sociala medier. Arbetet har resulterat i att det nu finns en arbetsgång för sociala medier och Tekniska Verken har influencers. Arbetet har gjort att antalet följare på både Instagram och Facebook har ökat. Sociala medier har blivit en viktig plattform för att stärka Tekniska Verkens varumärke och kommunicera med Kiruna kommuns invånare, besökare och andra som är intresserade av verksamheten.
En annan utkomst från workshopen ”Innovation i vardagen” var att en grupp arbetade vidare med en lösning på frågan ”Hur kan vi få en överblick över vilka kompetenser och erfarenheter som behövs för effektiv samverkan?” Detta utifrån att det är svårt att hitta varandra och veta vilka kompetenser som finns inom koncernen. Den valda lösningen blev att utöka profilsidan på intranäten, så att alla kan fylla i sina kompetenser som sedan blir sökbara som precis allt annat på intranäten.
Ett annat gott exempel på användandet av Kirunamodellen, Innovationsplattform Kirunas workshopmetod, är arbetet med Nya förskolor i Kiruna Nya Centrum. Förskolerektorerna i Kiruna har deltagit på flertalet workshops och på så sätt hunnit bearbeta flertalet områden där de ser utvecklings- och innovationsbehov. Under hösten 2021 genomfördes ett inspirationsmöte med Anne-Maj Stålnacke, rektor Kultur- och utbildningsförvaltningen, som drev förstudien Nya förskolor i Kiruna Nya Centrum. Anne-Maj önskade genomföra en workshop för rektorerna, med hjälp av Kirunamodellen, då de skulle jobba med förslag som slutligen skulle presenteras för nämnden för vidare beslut. Det hölls två workshops med stöd av Innovationsplattform Kiruna som resulterade i ett genomarbetat underlag för beslut till nämnden. Förslaget var att bygga en ny förskola för framtiden i Nya Kiruna.
Ett annat exempel på samarbete över gränser är samarbetet mellan Tekniska Verken och LKAB som syftar till att successivt ta tillvara på spillvärme från LKAB:s pelletsproduktionsprocess som den huvudsakliga energikällan i stadens fjärrvärmesystem. Sedan 2020 arbetar Tekniska Verken med att avveckla hushållsavfallsförbränningen med målet att helt avveckla den till 2025. I stället för att använda avfall till förbränning har man undersökt hur avfallet kan vara en resurs i andra system. Samarbetet med LKAB underlättade för Tekniska Verken att omvandla sin avfallsförbränningsverksamhet till ett materialhanteringssystem, vilket i sin tur gjorde det möjligt för LKAB att succesivt leverera mer spillvärme från sin pelletsproduktionsprocess till Tekniska Verkens fjärrvärmesystem. Utöver dessa tekniska och organisatoriska förändringar påverkade även relationen deras respektive tankesätt och kunskap om varandras visioner och resurser.